”Ledningssystemet fungerar ju inte i verkligheten”

Blogg, InSight Improve, InSight Perform | 05.09.24

Har du hört den förr? Har du jobbat med revisioner, verksamhetssystem eller ledningssystem i mer än en dag så kan vi nästan garantera det. Vad är då lösningen? Ingen lösning är universal, men vi tror starkt på att medarbetarnas engagemang är nyckeln till framgång. Genom att involvera medarbetarna i arbetet med ert ledningssystem får ni inte bara mer levande processer, ni får också ett system som stämmer bättre överens med verkligheten och en förankring av era faktiska arbetssätt. Förhoppningsvis får ni också några starka ambassadörer ute i verksamheten.

Ett verklighetsförankrat ledningssystem gör att ni faktiskt lever som ni lär och kan på ett mer hållbart sätt arbeta med ständiga förbättringar som ger verkligt värde för företaget, medarbetarna och kunden.

Det låter ju som en dröm, inte sant? Men hur gör vi rent praktiskt? Nedan listar vi fem av våra tips.

1. Skapa forum

För att öka medarbetarnas engagemang rekommenderar vi någon form av återkommande forum där medarbetarna ges chans att vara involverade i implementering och utveckling av ledningssystemet. Ni kan i forumet också ta chansen att faktiskt testa av hur lätt ert ledningssystem är att navigera för att hitta rätt.

Genom medarbetarnas insikter och erfarenheter kan ni få värdefulla data och underlag till er processutveckling och ert ständiga förbättringsarbete. Och visst gillar vi alla att få bekräftat att våra kompetenser och kunskap har en verklig inverkan på beslut?

2. Kommunicera er vision och mål

Säkerställ att medarbetarna förstår syftet och målen med systemet, och vad ger det dem för nytta? Kommunikation är nyckeln. Att gå in på detaljer kring ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 eller FR2000 är inte nödvändigt, men belys på vilket sätt ledningssystemet gynnar både organisationen och medarbetarna själva.

Exempel på hur det kan gynna medarbetarna är en mer effektiv arbetsplats som gör det lätt att hitta rätt information och dokumentation, men även ökad förståelse för hur verksamhetens olika processer hänger ihop.

3. Delegera ansvar

Ett hett tips är att skapa arbetsgrupper eller team som är ansvariga för olika delar av ledningssystemet. För visst känner vi större ägandeskap och ansvar när vi får förtroende? Och många av oss trivs dessutom att arbeta i grupp och kunna utbyta idéer och erfarenheter. Med ett system som InSight Perform kan det ske genom olika roller i systemet så som processägare, godkännare, granskare till och med författare av dokumentation i systemet.

4. Främja intresse för ständiga förbättringar

Uppmuntra medarbetare att ständigt söka sätt att förbättra processer och rutiner i ledningssystemet. Det kan göras genom flera olika sätt, till exempel genom att utlysa en tävling om bästa förbättring eller bjuda in till att redigera/bidra till processkartor, be om förslag till nya rutiner, checklistor eller instruktioner som hjälper både befintliga anställda, men även nya personer som ansluter till organisationen.

Det kan också vara så enkelt som att ställa frågor, till exempel fråga en medarbetare: Hur hade du velat göra detta arbetsmoment annorlunda eller bättre? Medarbetare kan därigenom aktivt bidra till att göra organisationen bättre.

Fundera över ert arbetssätt för att samla in och hantera förbättringsförslag och avvikelser. Ett av våra ”go-to”-tips är att hålla det enkelt för den som ska rapportera in. Vi vill hålla tröskeln så låg som möjligt, så att inte rapporteringen i sig utgör ett hinder för att faktiskt bidra till ständiga förbättringar.

Pssst… du vet väl att vi även har ett verktyg för förbättring- och avvikelsehantering?

5. Använda digitala verktyg och plattformar

Rent krasst kan ett ledningssystem finnas dokumenterat i en ”ISO-pärm” med en stackars KMA-ansvarig som ska bära allt ansvar för versionshantering, aktualitet, kvalitetssäkring med mera, men vi förespråkar att göra det på ett modernt och digitaliserat sätt.

Digitala verktyg och plattformar underlättar samarbetet, informationsdelningen och arbetsfördelning kring ledningssystemet och era arbetssätt.

Vi är dessutom väldigt stolta över att vår produkt för ledningssystem är utformad för att göra det lätt för användaren att hitta rätt, göra rätt och göra det lätt! Användarvänlighet är A och O.

Bonustips:

Kommunikation, kommunikation, kommunikation… Prata om ert ledningssystem, prata om det ofta och prata på ett sätt som relaterar till den som ni vill ska nås av ert budskap.

Sammanfattning

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 eller FR2000? Oavsett vilken standard ni arbetar med, eller kanske rentav inte någon standard alls – så är medarbetarnas engagemang en central del i att lyckas med att säkra kvaliteten och skapa enhetliga arbetssätt.

Lyckas ni med detta och dessutom kombinerar det med en produkt som är användarvänlig och flexibel, så har ni en bra grund för att skapa ledningssystem i världsklass.

Tillbaka