Tydlig struktur i ett användarnära ledningssystem

Aktuellt, Success stories | 06.11.24

Bostäder i Borås har idag ett ledningssystem som gör det enkelt att skapa en sömlöshet inom SharePoint, så att det ska vara enkelt för medarbetarna att komma åt det som de behöver snabbt och smidigt.

Bostäder i Borås är ett allmännyttigt bostadsbolag som ägs av Borås Stad. De är Borås största hyresvärd med sina 7000 lägenheter runt om i staden. På Bostäder i Borås arbetar 120 anställda med att göra livet lite enklare och bättre för sina kunder.

Sömlöshet i SharePoint

Jenny Haglund är Kvalitetscontroller på Bostäder i Borås och är ansvarig att driva utvecklingen av ledningssystemet. Jenny berättar att de var ute efter ett enkelt och användarvänligt ledningssystem där det skulle vara lätt att hålla en tydlig struktur. Eftersom de redan arbetade i SharePoint var det en naturlig väg att få in ledningssystemet där medarbetarna redan är och på så sätt skapa en koppling till intranätet.

”Vi vill inte att medarbetarna ska märka att de går från ett system till ett annat, t.ex. när man lämnar intranätet och kommer till ledningssystemet. Med Tahoes produkter kan vi enkelt skapa en sömlöshet genom hela SharePoint.”

Jenny Haglund, Kvalitetskontroller, Bostäder i Borås.

I jakten på ett nytt system fick Jenny höra goda referenser om Tahoe och InSight Perform. De jämförde olika företag och lösningar kring bland annat funktionalitet och pris, där InSight Perform blev ett självklart val.

– Den lösning vi hade tidigare kändes för avancerad och komplex för vår verksamhet. Vi vill att det ska vara enkelt både att administrera, arbeta med dokumenten och hitta det man söker, säger Jenny.

Verksamhetsnära implementation

Bostäder i Borås var måna om att göra implementeringen så nära verksamheten som möjligt, därför ville de ha möjlighet att gå live tidigt, redan innan de byggt upp sitt ledningssystem till fullo.

– Vi ville släppa allt med prestige och våga öppna systemet för våra medarbetare, även om allt inte var “klart”. Ett ledningssystem ska vara levande och blir aldrig klart, det kommer alltid krävas ändringar utifrån vad som fungerar bäst ute i verksamheten, säger Jenny.

En av de stora fördelarna som de upplevde var att implementeringen gick väldigt snabbt och enkelt.

– Redan efter två veckor hade vi tillgång till att börja fylla systemet med våra processer och dokument. Vi önskade gå live med systemet till våra medarbetare under uppbyggnadsfasen för att kunna få in feedback, både på produkten och på upplägget med våra processer. Eftersom systemet är så flexibelt och enkelt att administrera så fungerade detta väldigt bra, säger Jenny och Alexandra instämmer.

Förbättrad hantering av dokument och processer

Bostäder i Borås har varit i gång med sitt ledningssystem sedan sommaren 2023 och upplever en tydlig förbättring i dokumenthanteringen och de interna processerna. Valet att ha en leverantör och en färdig produkt har sina fördelar, exempelvis tillgång till support, kontinuerlig utveckling av funktioner och förbättringar, expertis inom området och en god produktgaranti.

”Vi tycker det fungerar jättebra, ni är alltid snabba på att svara och det är lätt att förstå svaren.”

Alexandra Kjellberg, Kundcentermedarbetare, Bostäder i Borås.

Vill du veta mer om hur du kan få ett välfungerande, användarvänligt och flexibelt ledningssystem? Boka in en demo med oss, så berättar vi mer.

Tillbaka