Vad är skillnaden på styrande dokument och redovisande dokument?

Blogg | 10.12.24

Om du inte har arbetat med verksamhetssystem eller ledningssystem tidigare så är det kanske inte så konstigt att du inte har lagt allt för mycket tid för att undersöka skillnaderna. I denna text ska vi försöka definiera och förhoppningsvis ge en klarare bild över vad det faktiskt innebär. Om du däremot har arbetat med verksamhetssystem eller ledningssystem förut, så har du förmodligen stött på frågan och den har inte alltid varit helt lätt att besvara utan en tydlig definition.

Så vad är då skillnaden? Ingen definition är universell, men vi är övertygade om att förståelsen av skillnaderna är avgörande för att skapa en effektiv och fungerande struktur i ert ledningssystem.

Ett ledningssystem som innehåller rätt dokumentation, styrande dokument, gör att ni kan arbeta mer systematiskt och säkerställa att processerna inte bara följs utan också ständigt förbättras. Detta skapar inte bara ordning och reda i organisationen, utan bidrar även till ett hållbart och framgångsrikt arbetssätt. Redovisande dokument behöver nödvändigtvis inte tillhöra ledningssystemet utan kan placeras på annan plats i organisationen om det så är ett SharePoint-bibliotek, serverar till och med pärmar.

Så vad är då de praktiska skillnaderna mellan styrande och redovisande dokument? Låt oss bryta ner det. 

Styrande dokument – eran kompass 

Processerna och dess styrande dokument är grunden i ert ledningssystem. Det är de dokument som sätter riktningen för hur saker ska göras. Det kan vara policys, processbeskrivningar, rutiner, instruktioner, checklistor, med mera. Styrande dokument säkerställer att alla medarbetare vet vad som förväntas av dem och hur olika arbetsmoment ska utföras. De fungerar som en kompass över era arbetssätt och hjälper er att leva som ni lär.

Genom att ha väl utformade styrande dokument minskar ni risken för fel och avvikelser, ni skapar en tydlighet som ger trygghet i arbetet. Har ni till exempel en policy för arbetsmiljö eller säkerhet? Då är det ett styrande dokument som alla i organisationen ska känna till och följa.

Redovisande dokument – beviset på att ni gör det ni säger

Om styrande dokument är kompassen, så är redovisande dokument beviset på att ni faktiskt har följt den. Redovisande dokument, även kallat resultatdokument, är dokumentationen av hur ni har arbetat och visar att ni har efterlevt de riktlinjer och rutiner som är satta.

Redovisande dokument är viktiga vid exempelvis revisioner eller interna granskningar, eftersom de fungerar som en kvittens på att arbetet utförts enligt era styrande dokument. Genom att ha en god struktur för redovisande dokument säkerställer ni att ni alltid kan visa att ni arbetar i linje med era mål och riktlinjer.

Hur hänger de ihop?

Styrande och redovisande dokument fungerar hand i hand. De styrande dokumenten vägleder er i hur arbetet ska utföras, medan de redovisande dokumenten visar att ni har följt upp och dokumenterat arbetet korrekt.

Digitalisering av dokumenthanteringen

Det är kanske lätt att tänka sig styrande och redovisande dokument som pappershögar i en gammal ISO-pärm, men vi rekommenderar starkt att ni tar steget till digitala verktyg. Digitala verktyg, som exempelvis InSight Perform, gör det betydligt lättare att hålla ordning på både era processer och styrande dokument, genom en digital lösning för ledningssystem ser ni till att rätt information alltid finns tillgänglig när den behövs. Dessutom kan ni snabbt och enkelt uppdatera och sprida nya dokument inom organisationen, vilket ökar effektiviteten.

Att ha en tydlig struktur för era redovisande dokument är också en stor nyckel till att ledningssystemet kan efterlevas. En stark koppling mellan de två kan exempelvis göras med ett system som kan hämta dokument från ledningssystemet, placera dokumentet i rätt mapp, bearbetas av medarbetare och därefter klassificeras som ett redovisande dokument.

Kommunikation är nyckeln

Precis som med allt annat i ett ledningssystem är kommunikationen avgörande. Se till att medarbetarna inte bara förstår varför ni har styrande och redovisande dokument, utan också hur dessa bidrar till en bättre och mer strukturerad arbetsmiljö. Att prata om dokumentens betydelse på ett enkelt och engagerande sätt gör att fler blir involverade och förstår vikten av att både följa och dokumentera arbetet. 

Sammanfattning

Styrande och redovisande dokument är två viktiga delar av ett välfungerande ledningssystem. De styrande dokumenten visar vägen för hur arbetet ska göras, medan de redovisande dokumenten bekräftar att ni följt den vägen. Att ha en tydlig struktur för båda typerna av dokument skapar ordning, säkerhet och ger er möjlighet att kontinuerligt förbättra verksamheten.

Med rätt verktyg och en genomtänkt strategi för dokumenthantering kan ni skapa ett ledningssystem som både är enkelt att följa och som ger verkligt värde för hela organisationen.

Tillbaka